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La connaissance des besoins de l’entreprise est la première donnée nécessaire pour analyser les achats de l'entreprise dans une perspective actuelle et future.C'est une étape essentielle pour déterminer la stratégie qui sera adoptée en marketing achats.

1°)  Les besoins à satisfaire
Les besoins à satisfaire s'examinent famille d'achat par famille d'achat et sont de deux ordres:
- les besoins fondamentaux de l'entreprise: on y retrouve la qualité définie par un standard, les règles de confidentialité vis-à-vis de la concurrence, le souci de l’acquisition ou du maintien d'une avance technologique, la propriété intellectuelle et/ou technique de tous les développements et outillages, la qualification préalable des fournisseurs, leur rapidité de réaction, etc.
- les besoins imposés par les clients: ils peuvent être pérennes, ou ne concerner qu'un marché parti¬culier (cas d'un projet de construction d'une usine dans un pays arabe par exemple). Ils peuvent porter sur le respect de normes particulières, sur la nationalité des fournisseurs, ou sur des pratiques de compensation, ...
La connaissance de ces éléments est indispensable pour déterminer les forces et faiblesses de l'entreprise en termes d'approvisionnement. En effet, les contraintes d'achats sont liées à ces besoins, en parallèle avec la politique d'achats et le marché.

 2°) Analyse des besoins famille par famille
Il s'agit ici de trouver les critères inhérents à la spécificité de chaque famille.
En ce qui concerne les matières premières et composants de production, les besoins se définissent en termes de quantité par période de temps, de qualité, mais également en termes de contraintes annexes (documentations, traçabilité, par exemple).
Mais d’autres informations doivent être prises en compte, comme l’aspect financier  (produits de type A, B ou C de l’analyse de Pareto), et surtout le point du cycle de vie atteint par ces produits. La fin de vie de l’un des produits de la famille est un important frein à l’achat !
En ce qui concerne les machines et équipements divers, il faut tenir compte de la notion de fonctionnalité. On ne peut plus considérer le produit comme un assemblage de pièces, mais comme un assemblage de fonctions.
Le support d'une telle analyse est le cahier des charges fonctionnel. C'est un document qui ne propose pas de solutions, mais seulement des services à rendre, il constitue un outil de marketing achats très important puisqu'il se situe très en amont de l'acte d'achat.
Dans les études de systèmes fonctionnels il s'agit de décomposer les ensembles en éléments simples pour connaître les composants de base, car ce sont eux qui déterminent la vie du système.
L'analyse du besoin associée à celle du marché, oblige dans de nombreux cas à prendre en compte la filière industrielle.
On appelle filière, la suite logique des étapes industrielles, de la transformation du produit depuis l'origine, c'est-à-dire l'achat des matières premières, jusqu'à l'apparition du produit final.
Connaître la position du produit dans sa filière technologique permet de le situer dans son environnement. Une double connaissance est nécessaire, à savoir : la part de chaque produit ou composant entrant dans le produit final, et les fournisseurs de chacun d'eux.